Control de inventarios de los minoristas.
Para un negocio pequeño, como una tlapalería o ferretería e incluso para un gran distribuidor, operar y controlar la enorme cantidad de insumos y productos que se requiere tener a disposición, llevando correctamente un inventario, es una misión que se antoja complicada.
Hay varias y muy importantes razones para enfocarse en llevar un buen control de inventarios:
Nada puede ser más frustrante para un cliente que llegar a buscar un producto que el ferretero no tiene y que al solicitarlo, se le den tiempos de entrega de semanas; si el inventario del negocio no puede responder a esta necesidad de disponibilidad inmediata, grandes oportunidades de venta se esfuman por desencanto del público.
Al ofrecer mercancías de valor, queremos que éstas lleguen al consumidor final en el mejor estado posible, tanto del producto como del empaque; tener las condiciones óptimas de almacenamiento, nos permite mantener ese factor controlado al marcar parámetros específicos de calidad sobre el manejo y estiva de los insumos. Además, es fundamental que el control de inventarios permita una acertada rotación de productos, para que estos reditúen en una rápida recuperación de la inversión y la rentabilidad del negocio.
ÁREAS DE OPORTUNIDAD
Consecuencia del desconocimiento en muchos casos, pero también de la desorganización, constantemente se cometen muchos errores en la gestión y control de inventarios, ésta es una disciplina que requiere un enfoque serio por parte de todos los involucrados y una comunicación organizacional bien dirigida, para evitar vicios que terminarán redundando en la calidad de nuestro servicio al cliente:
1. Utilizar el pronóstico como base para determinar los niveles de inventario y la estimación de la demanda es una práctica poco confiable, pues cada producto se comporta de manera distinta. Tratándose de la frecuencia de ventas, no se comporta igual un producto con tendencia constante a uno con estacionalidad, o incluso a un producto que se está introduciendo en el mercado.
2. Cada negocio debe asegurase de que los datos que alimentan a los modelos de gestión de inventarios estén limpios de patrones anormales. Diferentes factores como promociones, equivocaciones en la captura, procesamiento inadecuado de las devoluciones, errores en las interfases del sistema, o incremento en los días de inventario, pueden crear ruidos y datos que, de no ser removidos, pueden generar estimaciones incorrectas y disminución del nivel de servicio al cliente.
3. Muchas veces el empirismo es el criterio con el que se deciden los modelos utilizados para la gestión de los niveles de inventario. La demanda es variable, los tiempos de entrega de los proveedores también y no tomar estos aspectos en cuenta, basándonos en decisiones subjetivas, genera muchas veces niveles inadecuados de inventarios.
4. Entradas, salidas, transferencias y traspasos son los aspectos clave que deben ser considerados en el control de inventarios, pues los modelos de gestión se basan en esta información para sugerir nuevos productos y líneas de venta. Por eso, pasar por alto alguno de estos factores paga consecuencias.
LA TECNOLOGÍA AL SERVICIO DEL NEGOCIO
Para evitar las consecuencias nocivas para nuestro negocio que implica un mal control de inventarios, hay puntos muy importantes a considerar:
Al definir y elegir un sistema de control de inventarios hay que tomar en cuenta la dinámica dentro del negocio, las necesidades y actividades cotidianas.
Algo tan importante como contar con un software de punto de venta (POS, Point Of Sale) que tenga la capacidad de funcionar en tablets, generar informes de inventario sobre los márgenes y los artículos más vendidos, conectarse con el software de contabilidad, integrarse con el carrito de compras en línea y operar con información en la nube, puede cambiar radicalmente la eficiencia de nuestro negocio.